Als je met je klant bepaalde afspraken hebt gemaakt over onkostenvergoeding (bijvoorbeeld treinreizen, kilometervergoeding, vakliteratuur, lunch of verblijfkosten) dan kun je die als volgt doorbelasten:
- Boek de kosten in zoals je dat ook met andere zakelijke kosten doet. Je voert de kosten in je administratie in en bewaart de bon of factuur. De bijbehorende btw mag je gewoon als voorbelasting aftrekken.
- Voer de kosten exclusief btw in op je verkoopfactuur en pas het voor jou gebruikelijke btw-tarief toe.
Voorbeeld
Je bent tijdelijk in dienst bij een opdrachtgever en hebt met hem afgesproken dat je de treinkosten vergocled krijgt.
Aan het eind van de maand ga je de treinkosten a € 80 incl. btw doorfactureren aan je opdrachtgever. Treinkosten zijn standaard belast met 6% btw. Exclusief btw bedraagt dit 80/106*100 = € 75,47 De btw over de kosten bedraagt dus € 80 - € 75,47 = € 4,53. Dit btw-bedrag mag je als voorbelasting aftrekken.
De treinkosten exclusief btw voeg je toe aan de factuur. Hier hef je hetzelfde btw-percentage over als dat van toepassing is op je dienstverlening.In de meeste gevallen is dit 21%. De factuurregel kan er dan als volgt uit komen te zien:
| Product/dienst | Aantal | Prijs ex. btw | btw | Prijs incl. btw |
| Treinkosten | 1 | € 75,47 | 21% | € 91,30 |
