De administratie van een contante betaling

Soms is het makkelijk om even snel een factuur contant af te rekenen. Maar let op! Als je een een aankoop contant betaalt, moet de bijbehorende factuur aan de factuureisen voldoen. Dit betekent onder andere dat jouw bedrijfsgegevens op de factuur moeten staan.

Aankopen aan de kassa kun je daarom beter met een pinpas of een creditcard betalen. Zo kun je aantonen dat de kosten wel door jou zijn gemaakt en dat je het bonnetje niet ergens op straat hebt gevonden. Contante betalingen zonder volledige factuur zal de Belastingdienst niet als aftrekpost goedkeuren.

Voldoet je aankoopfactuur aan de factuureisen en kies je ervoor deze contant af te rekenen? Dan boek je deze als volgt in je administratie:

Contante betaling boeken in mijn administratie

De contante betaling kun je op twee manieren in je boekhouding opnemen. Als je regelmatig met contante betalingen van doen hebt is het handig om een kasboek bij te houden. Als je slechts incidenteel een contante betaling doet is dit niet noodzakelijk. We laten het verschil zien aan de hand van een voorbeeld.

Je maakt gebruik van een kasboek

Je koopt gepersonaliseerd briefpapier met bedrijfslogo. Je betaalt dit met contant geld afkomstig uit je kassa. De kosten zijn € 24,20 incl. btw (€ 4,20 btw). De btw is een vordering op de belastingdienst en dus een bezit dat aan de debetzijde van je balans komt. Het totale bedrag betaal je contant en komt dus volledig in aftrek van je kas. Je boekt dit als volgt in je administratie:

Winst- en verliesrekening

Balans

Je maakt geen gebruik van een kasboek

Je hebt 100 euro gepind met je zakelijke pas. Hiervan geef je 80 euro uit aan een nieuwe printer (inclusief € 13,88 btw). De overige 20 geef je voorlopig niet uit en boek je daarom als privé opname. In je administratie komt dit er als volgt uit te zien:

Winst- en verliesrekening

Balans